Country

Finska Missionssällskapet

Helsingfors, 2018

Inredningsdesign Tarja Pyrhönen

Från egna rum till aktivitetsbaserat kontor

I över hundra år låg Finska Missionssällskapets kontor i en gammal värdefastighet där medarbetarna arbetade längs med labyrintliknande gångar i egna arbetsrum som låg utspridda på flera våningar.

År 2016 togs beslutet att flytta till nya lokaler, där Missionssällskapets viktiga värdering – samarbete – skulle vara lättare att förverkliga. Även problem med inomhusluften var en anledning till att man ville flytta.

Nya lokaler stöttar förändring i företagskulturen

En flytt till nya lokaler sågs som en möjlighet att förändra hela organisationskulturen och därför var en viktig utgångspunkt i planeringen av de nya lokalerna att inkludera alla medarbetarna i förändringen.

Innan man började leta efter nya lokaler kartlades hurdant arbete som görs i organisationen, och hurdana lokaler som bäst motsvarar arbetssättet. Medarbetarna fick delta i planeringen av de gemensamma lokalerna och reflektera över de nya arbetssätt som flytten skulle möjliggöra.

Från egna arbetsrum till gemensamma lokaler

De nya lokalerna formades till aktivitetsbaserade kontor med betoning på dagliga möten och jämlikhet. Man ville också att de nya lokalerna skulle vara så trivsamma att de lockade medarbetare till arbetsplatsen.

Ett av de svåraste besluten var hur många arbetsstationer som behövdes. Slutligen bestämdes att arbetsstationerna inte behövde motsvara antalet medarbetare eftersom alla inte befinner sig på arbetsplatsen samtidigt. Det frigjorda utrymmet användes till trivsamma gemensamma områden. Alla utrymmen och arbetsstationer används gemensamt och var och en får välja ut en lämplig plats för sitt arbete.

Arbetsklimatet har förbättrats betydligt

Flytten från egna rum till öppna lokaler har sänkt arbetsron något men å andra sidan har man nu istället friheten att välja. Ett tyst rum erbjuder en plats för fullständigt fokus och kontorets hjärta, arbetscaféet, är allas gemensamma vardagsrum och mötesplats.

Spontana samtal och möten har ökat betydligt i och med de nya gemensamma lokalerna. Ett halvår efter flytten uppskattar 67 procent av medarbetarna att flytten till nya lokaler har förbättrat arbetsklimatet och 72 procent anser att samarbete har ökat.

Möjligheter att reglera den egna arbetsron har ökat och distansarbetet har minskat tack vare arbetsplatsens trivsamma atmosfär. Under de första månaderna har användarna varit mycket nöjda med de nya lokalerna. "Folk har bekantat sig med varandra på ett nytt sätt och ‘ett gemensamt Missionssällskap’ har nu förverkligats på ett bättre sätt”, konstaterar en medarbetare på Missionssällskapet.