Country

Hälften av dina kontorslokaler är onödiga - ta reda på vilken hälft

Blogg: Eeva Terävä, Inredningsarkitekt, Master of Science, Martela
Lästid: 3 min

Moderna aktivitetsbaserade arbetsmiljöer förändras i snabb takt. Så snabbt att om du inte är involverad i att göra dessa förändringar kommer du troligen inte att märka när det sker förändringar. En dag inser du bara hur väl ett visst utrymme fungerar, och försöker komma ihåg hur det var tidigare.

På Martelas huvudkontor hade vi ett stort öppet utrymme fyllt med arbetsstationer på andra våningen. Många av skrivborden förblev tomma eller användes endast under en del av dagen. Så vi skar ner antalet skrivbord till hälften och tog in mysiga soffor och ljudisolerade telefonhytter istället. Som resultat har områdets beläggningsgrad ökat avsevärt – och, intressant nog, blev det en omvänd effekt för beläggningsgraden av mötesrummen på andra ställen i byggnaden.

Mötesrum är sannolikt den mest felanvända delen av alla kontor. De tar upp enorma utrymmen, presentationstekniken kostar stora summor och inredningsdesignen tillför ofta stora extrakostnader. Mötesrummen betraktas som organisationers fönster och de spelar utan tvekan en mycket viktig roll för besökarnas upplevelse.
 

Jag hör hela tiden att det finns för få mötesrum och att de alltid är upptagna. Det kan mycket väl vara fallet, men att bygga fler mötesrum behandlar symptomen och inte orsaken.

 

 

 

 


Att mäta den verkliga användningen av olika områden av arbetsmiljön leder alltid till överraskningar. Mätningar kan baseras på sensorer, observationer av människor eller traditionella frågeformulär – det finns så många metoder att en av dem säkert också passar din organisation. Att mäta beläggningsgraden kommer tveklöst att löna sig.

Oftast handlar överraskningarna om mötesrum. Det hände oss också. Våra mötesrum brukade vara fullbokade, och det var verkligen svårt att hitta ett lämpligt utrymme. Vi var t.o.m. tvungna att skjuta upp möten därför att vi inte kunde hitta plats för dem. Även om vi alla upplevde att rummen var överbokade visade sensorbaserad analys att den verkliga beläggningsgraden bara var 39 %. När vi tog en närmare titt på användarmönstren insåg vi att största delen av bokningarna var för möten med bara två personer, eller för bara en person som gör ett telefon- eller videosamtal.

Det är dags att tänka om när det gäller mötesrum och fokusera på hur vi kan minska behovet av att använda dem. På Martela upphörde bokningar för en person helt efter att vi infört tillräckligt många ljudisolerade, snyggt formgivna och luftkonditionerade telefonhytter. Genom att placera ut fler soffor och öppna kollaborativa utrymmen försvann behovet av att boka mötesrum för interna möten.


Slutresultatet? Även efter att antalet tidigare fullbokade mötesrum minskat med en tredjedel, finns det nästan alltid lediga rum tillgängliga.
 

Att mäta arbetsmiljön hjälper oss förstå inte bara hur mycket olika delar av kontoret används, utan också vad de används till. När dessa uppgifter kombineras med det gemensamma målet att öka samarbetet, är resultatet en starkare grund än någonsin tidigare för att utforma en optimal arbetsmiljö.
 

Läs också dessa intressanta artiklar:

Att designa tillsammans är halva jobbet

Arbetstplats som tjänst

Arbetsplatsstrategin viktigare än du tror

Gör ett enkelt test och se hur mycket ert företag skulle kunna spara

Kontakta mig

Share this page