Country

Fem viktiga steg för en helt ny strategisk arbetsplatsplanering

Blogg: Minna Ahvenkoski, Director, Workplace Planning Services, Martela

Enorma förändringar pågår just nu inom arbetsplatsplanering. Arbetsplatsen är på väg att bli något helt nytt, tack vare den snabba digitaliseringen, föränderliga arbetsvanor och allt mer agila ledningsmodeller. 

Dagens användarcentreradekontor levererar något som gårdagens kontorsbås och kontorslandskap aldrig kunde uppnå. Den nya arbetsmiljön med särskilt avgränsade områden för de fyra C:na – ”Communication”, ”Concentration”, ”Collaboration” och ”Chill out” – ger dagens kunskapsarbetare precis de förutsättningar de behöver för alla arbetsuppgifter och situationer.
 

För företagsledare och chefer innebär den här nya strategin att arbetsmiljön i sig kan användas som ett verktyg för bättre ledarskap. 

 

Innovativ design och datadriven optimering gör att ledningen kan använda arbetsmiljön för att uppmuntra till samarbete, främja innovationer, öka produktiviteten, sänka kostnaderna, öka välbefinnandet i arbetet … och samtidigt förbättra arbetsgivarvarumärket.

      

För att åstadkomma en förändring räcker det förstås inte med att tänka tanken, eller trycka på en knapp. Det finns flera viktiga steg som måste genomföras för att ni ska lyckas. 

Under vårt seminarium om arbetsmiljö delade vi med oss av några intressanta insikter och erfarenheter i de här frågorna. Här är en snabb översikt: 
 

1. Bilda en tvärfunktionell arbetsgrupp

Ett helhetsperspektiv är helt avgörande om du vill arbeta strategiskt med arbetsmiljöfrågor. Bry er inte om gränserna inom företaget – skapa en intern arbetsgrupp med nyckelpersoner från ledningen, HR- och IT-avdelningen, anläggningsförvaltningen, affärsenheterna, marknadsföring- och finansavdelningar ... och så vidare! 

I en arbetsplatsstrategi utformas fysiska och digitala arbetsmiljöer som plattformar för allt informationsarbete, med målet att göra det lättare att arbeta effektivt och kreativt. De nya plattformarna bör utformas av ett team med många kompetenser, för att beakta så många aspekter som möjligt och göra det lättare att snabbt förankra förändringen inom hela organisationen.

 

2. Tilldela interna resurser för arbetet

En uppdaterad arbetsplatsplanering ska inte ses som ett projekt utan som en ständigt pågående process. Det är helt enkelt avgörande för hela verksamheten att ni kontinuerligt övervakar och optimerar arbetsmiljön för att främja den kultur och de arbetsvanor som ni vill etablera. 

Var noga med att tilldela tillräckliga resurser för att åstadkomma nödvändiga förändringar på lång sikt, och se till att få med engagerade personer såväl från ledningsnivå som från andra viktiga delar i organisationen. 

 

3. Engagera medarbetarna på ett tidigt stadium

Det är närmast en naturlag att förändringar oftast stöter på motstånd till en början – den mänskliga hjärnan är helt enkelt inte särskilt förtjust i överraskningar. För att motverka detta bör du börja kommunicera om förändringarna så tidigt som möjligt, så mycket som möjligt, och ta vara på såväl positiv respons som synpunkter och misstankar.

De allra flesta medarbetare kommer förmodligen att trivas med den frihet, flexibilitet och de sociala möjligheter som en personcentrerad arbetsmiljö innebär. Nyckeln till framgång är därför att få med dig alla medarbetare tidigt i processen, att vara ärlig om syftet med förändringen och att ta vara på allas förhoppningar, farhågor och synpunkter. 
 

4. Ta fram detaljerade trivselregler

Ingen arbetsmiljö är bättre än det sätt den används på. För att du ska kunna dra nytta av arbetsplatsplaneringen som ett ledarskapsverktyg måste du därför omsätta den önskade förändringen från teorin – presentationen för ledningen – till praktiska, konkreta trivselregler: hur ska vi agera och bete oss mot varandra i våra nya, varierade arbetsmiljöer?

Specifika regler behövs för varje område inom ”de fyra C:na”. Ett exempel på detaljnivå: på Martela har vi en regel om att det är okej att inte hälsa på en kollega som kommer in i ett Concentration-område. Alla regler ska självklart gälla för alla, inklusive chefer.

 

5. Bli aldrig färdig

I idealfallet är en arbetsmiljö alltid optimal, men aldrig färdig. Sensordata som visar utnyttjandegrad och kvalitativ feedback från medarbetarna ska analyseras antingen kontinuerligt eller med jämna mellanrum, och förändringar utifrån analyserna ska genomföras löpande.

Datadriven arbetsplatsplanering innebär i princip att arbetsplatsen blir en tjänst till medarbetarna. Om analyserna visar att det behövs fler ljudisolerade, välventilerade telefonhytter samtidigt som de flexibla arbetsplatserna inte används särskilt mycket är det enkelt att genomföra förändringen – förutsatt att du har rätt verktyg för att uppfatta behoven och anpassa arbetsmiljön efter dem.

Uppdateringar av arbetsplatsplaneringen handlar inte längre om möblering, utan om företagskulturen. Ett strategiskt synsätt på arbetsmiljön kan vara precis det incitament du behöver för att öka såväl produktiviteten som medarbetarnas välbefinnande.


Läs gärna även:

Stötta samarbete och få fler idéer!
Att desinga tillsammans är halva jobbet
Arbetsplatsstrategin är viktigare än du tror  


Kontakta oss för mer information

Share this page