Country

Det viktiga är inte utrymmena i sig utan hur de används

Hur effektivt stöttar arbetsplatsen människor och deras aktiviteter? Hjälper arbetsplatsen medarbetarna att uppnå sina mål?
De här frågorna ställde sig det världsledande företaget inom arbetsplatsforskning Leesman och företagets utvecklingschef Peggie Rothe när de deltog i Martelas första frukostseminarium Workplace Academy i början av maj.

Leesman har under många års tid och i närmare 70 olika länder studerat hur olika arbetsplatser fungerar och fått över 260 000 svar från medarbetare på fler än 2 000 kontor. Baserat på informationen har företaget skapat den oberoende studien Leesman index (LMI). I början av året publicerade Leesman sin senaste rapport The Rise and Rise of Activity Based Working. En titel som inte lätt låter sig översättas till finska, inte ens för Peggie Rothe, som växte upp i Finland och talar språket flytande.
”I Finland talas det mycket om aktivitetsbaserade kontor men då handlar det bara om utrymmet, trots att det egentligen är själva aktiviteten i utrymmet som är mer relevant”, säger Rothe.

Och det är just det här som Rothe kom för att tala om. Hur förbättrar aktivitetsbaserat arbete medarbetarnas produktivitet? Och varför blir inte alltid övergången till ett aktivitetsbaserat kontor framgångsrik?

”Aktivitetsbaserat arbete är mycket mer än att få nya arbetsbord. Det är inte utrymmena i sig som är det viktiga – det är hur de används”, säger Rothe.

 

 

Det räcker inte att bara göra förändringar på arbetsplatsen

I sin senaste rapport undersökte Leesman produktiviteten för personer som arbetar i aktivitetsbaserade arbetsmiljöer och jämförde dessa med en kontrollgrupp. Resultatet var ganska överraskande: I den aktivitetsbaserade arbetsmiljögruppen var produktiviteten lägre än i kontrollgruppen. Men variationen var stor inom den aktivitetsbaserade arbetsmiljögruppen och det här var något som intresserade forskarna.

”Vi började titta på medarbetarnas arbetssätt. Vi upptäckte att endast ett fåtal använde den aktivitetsbaserade arbetsmiljön på det sätt som avsetts. Majoriteten arbetade nästan uteslutande på en enda arbetsstation”, säger Rothe.

”Det var helt enkelt bara arbetsplatsen som hade ändrats, inte arbetssättet.”

Men för organisationer som utnyttjade övergången till en aktivitetsbaserad arbetsmiljö ordentligt var både produktiviteten och effektiviteten hög.

”Ju oftare en anställd använder olika arbetsstationer, desto mer kommer de att känna att arbetsplatsen hjälper till att öka deras produktivitet”, menar Rothe, som redogör för slutsatserna från undersökningen.
Om man misslyckas med att anpassa arbetssättet efter arbetsmiljön begränsas fördelarna med en aktivitetsbaserad arbetsmiljö.

 

 

Så varför förändrar inte alla sina arbetssätt?

”Många vet hur de borde använda utrymmena, men det är inte säkert att de vet varför. En annan vanlig orsak är att något hindrar den enskilda medarbetaren från att ta sig an det nya arbetssättet”, säger Rothe.

I Leesmans enkät berättar fler än hälften av deltagarna att något hindrade dem från att utnyttja den nya aktivitetsbaserade arbetsmiljön och använda det nya arbetssättet. För vissa var det utformningen av arbetsplatsen och för vissa tekniken. Vissa kände att arbetsplatsen inte uppmuntrade till flexibelt arbete och andra upplevde att de inte fick tillräckligt med vägledning under övergången.

”Det kan räcka med ett sådant hinder för att någon ska hålla sig till det gamla sättet att arbeta”, anser Rothe.

 

 

Unga människor håller sig på samma plats

Varken Leesman eller Peggie Rothe menar att alla ska flytta runt från en arbetsstation till en annan:

”Om du bara har en specifik arbetsuppgift finns det ingen mening med att variera arbetsstationerna så mycket. Ju fler olika aktiviteter du har under en arbetsdag, desto mer fördelaktigt är det att byta arbetsmiljö och hitta den typ av utrymme som är bäst för just den aktiviteten. I genomsnitt har en medarbetare omkring tio olika aktiviteter.”

Du kanske tror att unga medarbetare har lättare att ta till sig det aktivitetsbaserade arbetssättet. Men så är det inte riktigt.

Leesmans undersökning visar att personer under 25 är mest benägna att hålla sig kvar på samma plats och har svårt att anamma ett mobilt arbetssätt. Enligt Rothe har det här ingenting att göra med ålder, utan beror snarare på att unga är i början av sina karriärer och inte har så varierande arbetsuppgifter.

Rothe anser också att ”personer vars arbete är mest varierande och mobilt har störst nytta av ett aktivitetsbaserat arbete – och vice versa. Det är dessa medarbetare som påverkas mest om de inte kan arbeta på ett flexibelt sätt i en välutformad aktivitetsbaserad arbetsmiljö.”
 

Läs också:

År 2021 köper ingen längre kontorsmöbler

Hur kan man förbättra produktiviteten på arbetsplatsen?

Såhär kan en aktivitetsbaserad och användarfokuserad arbetsplats skapas med hjälp av Martela Lifecycle

Share this page