Country

Att designa tillsammans är halva jobbet

Alla arbetsplatser är olika. På en del arbetsplatser spenderar man mycket tid på kontoret där man fokuserar på stora idéer, medan man på andra ställen konstant pratar i telefon eller sköter brådskande ärenden genom att springa mellan olika möten. Sedan finns det arbetsplatser där man gör alla dessa saker, oftast samtidigt.

När vi på Martela vill utforma en inspirerande arbetsmiljö där arbetet kan utföras effektivt i en lugn miljö när så behövs, är vårt viktigaste verktyg att lyssna på medarbetarna. Om jag hade arbetat som kontorsdesigner för tio år sedan, hade jag lyssnat på företagets vd eller någon annan som ansvarade för beslutet om kontoren. Via HR-avdelningen hade jag kanske fått reda på antalet anställda på varje avdelning och därefter besökt de gamla lokalerna och pratat med personalen jag hade mött. Detta hade räckt eftersom kontor på den tiden var väldigt lika varandra och byggda enligt samma grundmönster.

Deltagande hjälper i förändringen

Idag arbetar man mycket mer varierat än tidigare vilket innebär att även planeringen av arbetsplatserna har förändrats. Vi bär med oss våra arbetsredskap och kan därför arbeta var och när vi vill. Vi samarbetar även mycket mer. Förr funderade inredningsdesignern över hur många mötesrum eller arbetsstationer som behövdes, medan man idag istället frågar sig om samma arbete kan utföras någon helt annanstans? Måste alla möten hållas bakom stängda dörrar? Är alla medarbetare alltid på plats eller finns det arbetsstationer som står tomma? Behöver alla ha ett eget arbetsrum eller ens en egen arbetsstation? Och det allra viktigaste, stöttar vår arbetsplats företagets mål och verksamhet? Skulle vi utöver arbetsplatsen även kunna förnya vårt sätt att arbeta?

I arbetsplatsplanering ingår otaliga stora frågor, vilka inledningsvis kanske inte känns så relevanta för den enskilde medarbetaren. Bara tanken på ett papperslöst kontor och ”clean desk policy” gör många skeptiska, för att inte tala om att överlåta sin arbetsstation. Vid en förändring av arbetsmiljön gäller samma lagar som vid implementering av vilka som helst förändringar: ju mer involverade medarbetarna har fått vara i planeringen av förändringen, desto lättare är den att genomföra.

Användarna är de främsta experterna på sin arbetsmiljö

Ett av de bästa sätten att engagera människor är workshopar. I en workshop får designern ovärderlig bakgrundsinformation samtidigt som de nya lokalernas framtida användare deltar i utformandet av förändringens mål och får en introduktion i nya arbetsrutiner. Det är milsvid skillnad mellan att exempelvis gemensamt besluta hur de nya lokalerna kan användas mer effektivt och att få ett mejl  som informerar om att allting redan har beslutats.

En workshop är en lysande metod även i det skede där de nya lokalerna tas i bruk och man kommer överens om nya arbetsrutiner och regler. I en fungerande arbetsmiljö vet alla vad varje utrymme är avsett för, var medarbetarna ska få arbetsro och var man kan prata fritt.

I våra workshopar har vi gång efter annan upptäckt hur intresserade människor är av sin arbetsmiljö. När det nya kontoret och dess regler planeras tillsammans, blir lokalerna mycket mer funktionella och förändringen lättare att acceptera. Fastän det kan vara svårt att hitta en tid som passar alla, är det ändå värt att engagera alla i arbetsplatsförändringen. Användarna är de främsta experterna på sin arbetsmiljö.
 

Artkelförfattare
Terävä, Eeva
Interior Architect, Master of Science
Martela Oyj

 

Share this page